In deze projectmail

• Projectmail 27 was WEC-special
• Uw aandacht voor de overdracht aan BRON
• Registratie leerlingadministratiesysteem
• Rapportage: momentopname
• Overgedragen aan BRON?
• Registratie ambulant begeleide leerlingen
• Onderhouden leerlingaantallen op Mijn PGNPO
• Einde PGN-scan op 1 december 2009
• Randvoorwaarden op orde
• Praktische Tips

Projectmail 27 was WEC-special
Voor de zomervakantie is projectmail 27 verschenen. Dit nummer was geheel gewijd aan het speciaal onderwijs (WEC-scholen). Deze editie is toen ook alleen naar WEC-scholen en besturen met WEC-scholen gestuurd. Nummer 28 is weer voor alle scholen in het PO bestemd.

Uw aandacht voor de overdracht aan BRON
Ondanks een eerder verzoek merkt PGNPO nog steeds dat scholen niet altijd binnen de gevraagde termijn reageren op het voorstel van PGNPO voor een startweek voor de fase aansluiting BRON. Wanneer u een voorstel ontvangt, verzoeken wij u dringend hierop direct te reageren en deze startweek zoveel mogelijk over te nemen. Nadat de startweek is vastgelegd, vertrouwen wij erop dat u deze startweek serieus neemt en in die week, na bericht van BRON, ook daadwerkelijk start met de fase Aansluiting BRON. Voor een beschrijving van het proces in de fase Aansluiting BRON verwijzen wij u naar www.bron.nl.

Registratie leerlingadministratiesysteem
Tijdens het plannen van scholen voor de overdracht aan BRON blijkt met regelmaat dat op Mijn PGNPO een voorgenomen wijziging van het leerlingadministratiesysteem in het cursusjaar 2009-2010 niet is geregistreerd. Indien u bent overgestapt naar een ander leerlingadministratiesysteem of dit van plan bent, verzoeken wij u dit te registreren op Mijn PGNPO. Deze gegevens worden, evenals de overige door PGNPO geregistreerde gegevens, bij de overdracht ook doorgegeven aan BRON.

Rapportage: momentopname
De rapportage van PGNPO over een levering is een momentopname. Het is denkbaar dat een school in haar laatste rapportage gemeld krijgt dat ze gekwalificeerd is (100% van de leerlingen geleverd, kwaliteit van de levering 95% of hoger), maar dat door de aanpassing door de school van de leerlingaantallen op de site deze kwalificatie weer ongedaan wordt gemaakt.
Advies: lever opnieuw zodra u een nieuwe leerling opgevoerd heeft, maar in ieder geval ééns per 4 weken.

Overgedragen aan BRON?
Als uw school overgedragen is aan BRON voor de aansluiting BRON, is dit de laatste projectmail die u van PGNPO ontvangt. U ontving reeds de Nieuwsbrief BRON. Deze biedt u alle informatie die u nu nodig heeft. De projectmails van PGNPO kunt u wel blijven raadplegen op www.pgno.nl.

Registratie ambulant begeleide leerlingen
PGNPO heeft vastgesteld dat een groot aantal WPO scholen de gegevens van de ambulant begeleide leerlingen niet uitwisselt in de PGN-scan. Het komt vaak voor dat deze gegevens niet door de administratief medewerker worden geregistreerd in het leerlingadministratiesysteem, maar worden beheerd door bijvoorbeeld de intern begeleider of zorgcoördinator. Deze gegevens zijn echter wel onderdeel van de gegevensset en ook relevant voor de bekostiging. Na de kwalificatie voor BRON gaat de nieuwe manier van gegevenslevering voor de bekostiging van LGF direct in. Zorgt u er daarom voor dat de gegevens van alle leerlingen, inclusief de gegevens die betrekking hebben op de ambulante begeleiding, zijn geregistreerd in het leerlingadministratiesysteem en worden uitgewisseld.

Onderhouden leerlingaantallen op Mijn PGNPO
Op scholen vinden veel mutaties plaats. Enerzijds de leerjaarmutaties, maar anderzijds ook de uitstroom uit leerjaar 8 en de instroom in leerjaar 1. Houd daarom de leerlingaantallen op Mijn PGNPO actueel, zodat we bij een scan kunnen vaststellen of het aantal geleverde leerlingen overeenkomt met het aantal door u opgegeven leerlingen.

Einde PGN-scan op 1 december 2009
De PGN-scan is een tijdelijk hulpmiddel om de kwaliteit van de inhoud van de leerlingadministratie te verbeteren. Nu nagenoeg alle scholen dit hulpmiddel een periode hebben benut hebben OCW en PGNPO afgesproken dat de PGN-scan in zijn huidige opzet met een uitgebreide ondersteuning beschikbaar is tot 1 december 2009. Tot dat moment kunnen de scholen die nog niet zijn overgedragen aan BRON de PGN-scan blijven uitvoeren en vragen blijven stellen aan de helpdesk van PGNPO.

Randvoorwaarden op orde
De PGN-scan fase 2 is de voorbereiding voor de fase Aansluiting BRON. Uiteindelijk gaat uw school bekostigd worden op basis van gegevens die u uitwisselt met BRON. Een serieuze zaak dus. Naast de uitwisseling met BRON is het van belang dat uw school de randvoorwaarden op orde heeft. Denk hierbij onder meer aan:

• Het tijdig installeren van updates van uw leerlingadministratiesysteem; 
• Het afsluiten van een servicecontract met uw softwareleverancier;
• Het afsluiting van een contract met een provider met goede afspraken over beschikbaarheid van de internetverbinding.

Praktische tips:
1. Ik ga overstappen naar een ander leerlingadministratiesysteem. Wanneer kan ik dit het beste doen?
Veel scholen maken de overstap naar een ander leerlingenadministratiesysteem. Tijdens de PGN-scan is dat niet bezwaarlijk. Na de overstap voert u een nieuwe rekendatum in op Mijn PGNPO en doet u een volledig nieuwe levering aan de PGN-scan. Een overstap kan wel hinderlijk zijn als die samenvalt met de overdracht aan BRON . Om dat te voorkomen, adviseert PGNPO u om de overstap nog zoveel mogelijk in het kalenderjaar 2009 te plannen. Als dit niet mogelijk is en u wenst voor de zomervakantie 2010 een nieuw LAS in gebruik te nemen, dan vragen wij u om dit kenbaar te maken bij de helpdesk van PGNPO. In dat geval zal PGNPO uw school inplannen voor de overdracht aan BRON in het najaar 2009. U krijgt dan de mogelijkheid om met uw huidige leerlingenadministratiesysteem de fase aansluiting BRON te doorlopen. U moet dan wel op het moment dat u wordt ingepland voor de fase aansluiting BRON met de PGN-scan gereed zijn. Het overstappen naar een ander leerlingenadministratiesysteem na de fase aansluiting BRON is natuurlijk mogelijk.

2. Wanneer is het nodig om aanleverpunten te registreren?
U heeft -ook in de PGN-scan- standaard één aanleverpunt; omdat u met (minimaal) één leerlingadministratiesysteem werkt. Als u de leerlinggegevens bijvoorbeeld in twee leerlingadministratiesystemen heeft staan, en met die twee leerlingadministratiesystemen uw leerlinggegevens uitwisselt, is het zaak om ons hiervan op de hoogte te stellen. Deze inventarisatie is, voorafgaand aan de fase Aansluiting BRON, absoluut noodzakelijk.
Per leerlingadministratiesysteem (en dus per aanleverpunt) krijgt u in de fase Aansluiting BRON een certificaat uitgeleverd. Voor de leerlinggegevens die naar BRON gestuurd worden, dient de terugkoppeling immers naar het juiste leerlingadministratiesysteem te gebeuren.

U kunt op Mijn PGNPO op het tabblad 'Mijn gegevens' het aantal aanleverpunten en de bijbehorende contactgegevens en leerlingadministratiesystemen registreren. U gebruikt minimaal één aanleverpunt. Het eerste aanleverpunt hebben wij voor u geregistreerd. Dit heeft als volgnummer '00'. U bent zelf vrij om een keuze te maken bij toe te voegen aanleverpunten. Let op: de aanleverpuntnummers lijken op de vestigingsvolgnummers van CFI, maar staan daar geheel los van.

3. Hoe lang moet ik doorgaan met het uitwisselen van leerlinggegevens met PGNPO?
U wisselt minimaal één keer in de vier weken de leerlinggegevens met PGNPO uit totdat aan de volgende criteria is voldaan:
- het aantal 'leerlingen verwacht', dat wil zeggen het door CFI opgegeven aantal leerlingen (al dan niet door u gecorrigeerd via Mijn PGNPO), is minimaal 100%, en
- de kwaliteitsscore is minimaal 95%, dat wil zeggen dat van 95% van de leerlingen alle gegevens kloppen.
Heeft u de leerlinggegevens in voldoende mate op orde, dan is het uitwisselen in de frequentie van één keer in de vier weken niet meer noodzakelijk, maar wel aan te raden. Tot aan het moment dat uw school is overgedragen aan BRON. Bijvoorbeeld wanneer u voor één of meerdere leerlingen de administratie heeft bijgewerkt of zodra u een update van uw leerlingadministratiesysteem geïnstalleerd heeft.