In deze projectmail

• Overdracht aan BRON
• Overstappen naar een ander leerlingenadministratiesysteem
• Extra ondersteuning PGN scan
• Aanpassen leerlingenaantal in Mijn PGNPO
• Datum inschrijving
• Invullen BRIN-nummers
• Mutaties schooljaar 2009-2010
• Praktische Tips
• Zomersluiting helpdesk

Overdracht aan BRON
Het merendeel van de scholen heeft zich inmiddels door de PGN-scan gekwalificeerd voor de fase Aansluiting BRON (5100 scholen). Op www.pgnpo.nl kunt u de actuele voortgang zien. Ook de overdracht van gekwalificeerde scholen is in volle gang. Wanneer u een voorstel krijgt voor een startweek voor de fase Aansluiting BRON verzoeken wij u hierop direct te reageren en deze startweek zoveel mogelijk over te nemen. Voor een beschrijving van het proces in de fase Aansluiting BRON verwijzen wij u naar www.bron.nl.

Overstappen naar een ander leerlingenadministratiesysteem
Veel scholen maken op dit moment een overstap naar een ander leerlingenadministratiesysteem. Tijdens de PGN-scan is dat niet bezwaarlijk. Na de overstap voert u een nieuwe rekendatum in op Mijn PGNPO en doet een nieuwe volledige levering aan de PGN-scan. Zie ook praktische tip 2.
Wel kan een overstap hinderlijk zijn als die samenvalt met de planning voor de overdracht aan BRON voor de fase Aansluiting BRON en uw kwalificatietraject. Om de samenloop van een overstap met de fase Aansluiting BRON te voorkomen, adviseert PGNPO u om de overstap zoveel als mogelijk nog in het kalenderjaar 2009 te plannen. Als dit niet mogelijk is en u wenst voor de zomervakantie 2010 over te stappen, dan vragen wij u om dit kenbaar te maken bij helpdesk van PGNPO. In dat geval zal PGNPO uw school inplannen voor de overdracht aan BRON in het najaar 2009. U krijgt dan de mogelijkheid om met uw huidige leerlingenadministratiesysteem de fase aansluiten BRON te doorlopen. U moet dan wel op het moment dat u wordt ingepland voor de fase aansluiten BRON met de PGN-scan gereed zijn. Het overstappen naar een ander leerlingenadministratiesysteem na de fase aansluiten BRON is mogelijk.

Extra ondersteuning PGN-scan 2
Voor de scholen die nog niet gekwalificeerd zijn, biedt PGNPO extra ondersteuning. Zo is er tijdelijk de mogelijkheid om nog een keer een begeleide webcast te volgen. Dit kan interessant zijn als u recent bent gestart op uw school en u nog onvoldoende kennis van het proces heeft. U kunt hiervoor contact opnemen met de helpdesk PGNPO. De niet-begeleide webcast is permanent aanwezig op www.pgnpo.nl. Daarnaast benadert PGNPO scholen die nog niet zijn gekwalificeerd, maar wel veel iteraties hebben gedaan, om te kijken welke ondersteuning zij nodig hebben om zich alsnog te kwalificeren.

Aanpassen leerlingenaantal in Mijn PGNPO
Wanneer u uw leerlingenaantal aanpast in Mijn PGNPO, wordt op de site uw kwaliteitsscore en de score van het aantal geleverde actieve leerlingen berekend op basis van dit nieuwe aantal en uw laatste levering. Om ervoor te zorgen dat uw score een juiste afspiegeling van de werkelijkheid is, verzoeken wij u dringend om op het moment dat u uw leerlingenaantal aanpast ook meteen een levering aan de PGN scan te doen. Zie ook praktische tip 2.

Datum inschrijving
Als de inschrijving van een leerling in het leerlingenadministratiesysteem wordt verwerkt, dan moet de leerling met dezelfde datum als de inschrijving in een leerjaar en groep geregistreerd worden. Dit geldt ook voor de indicatie bekostiging, eventuele plaatsing op een vestiging en andere gegevens zoals ambulante begeleiding, onderwijssoort/schoolsoort/verblijfsoort.

PGNPO concludeert na een analyse dat veel ingangsdata van deze gegevens kleine afwijkingen vertonen ten opzichte van de inschrijfdatum van een leerling. In de PGN-scan zal dit tot een foutmelding leiden. In de fase Aansluiting BRON zal BRON deze inschrijvingen afkeuren.

Invullen BRIN-nummers
Wanneer u te maken heeft met ambulante begeleiding, indicatiestelling door een REC of terugplaatsing naar een school, dan vraagt het leerlingenadministratiesysteem u om een BRIN-nummer te registreren. Het gaat in deze gevallen dus niet om uw eigen BRIN-nummer. Informatie over de BRIN-nummers WEC, BRIN-nummers REC en BRIN-nummers terugplaatsing kunt u terugvinden in bijlage 3 van het invoeringsplan en mogelijk ook in uw LAS-handleiding. Als u twijfelt aan de juistheid van een BRIN-nummer of als de PGN-scan een BRIN-nummer afkeurt, controleer dan het BRIN-nummer op www.cfi.nl.

Mutaties schooljaar 2009-2010
Wanneer u in uw leerlingenadministratiesysteem reeds mutaties heeft ingevoerd voor het volgende schooljaar, kunt u deze nu al uitwisselen met de PGN-scan. U hoeft hiermee dus niet te wachten tot de start van het nieuwe schooljaar.

Praktische tips
1. Wanneer is het nodig dat ik extra aanleverpunten registreer op Mijn PGNPO?
Standaard is voor u op Mijn PGNPO één aanleverpunt geregistreerd, omdat elke school met minimaal één leerlingenadministratiesysteem leerlingengegevens uitwisselt. Een aanleverpunt staat gelijk aan een leerlingenadministratiesysteem waarmee u uitwisselt. Dus als u de leerlingenadministratie verdeeld heeft over meerdere leerlingenadministratiesystemen, registreert u even zovele aanleverpunten op Mijn PGNPO. De door u geregistreerde gegevens over de aanleverpunten wordt gebruikt voor de fase Aansluiting BRON.

2. PGNPO komt in de tellingen uit op een kwaliteitsscore boven 100%. Dat is niet juist. Hoe kan ik dat aanpassen?
De score wordt berekend op basis van het aantal actieve leerlingen in Mijn PGNPO en het aantal leerlingen vanaf een voor u ingestelde rekendatum. Standaard staat deze rekendatum ingesteld op de eerste datum dat u een levering heeft gedaan. Als de kwaliteitsscore (aantal) te hoog is, komt dat omdat het geregistreerde aantal actieve leerlingen in Mijn PGNPO te laag is of omdat in eerdere leveringen leerlingen staan met een afwijkend leerlingnummer, die bij de huidige leerlingennummers worden opgeteld. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer u bent gewisseld van leerlingenadministratiesysteem waarbij het nieuwe systeem andere leerlingnummers aan de bestaande leerlingen toekent.
Het aantal leerlingen kunt u corrigeren op het tabblad Leerlingen. De teldatum van PGNPO om te starten met het tellen van uw leveringen kunt u wijzigen op het tabblad Status. U kunt daar een datum ingeven vanaf wanneer de leveringen meegeteld moeten worden. Past u die datum aan en heeft dit invloed op de vorige levering, dan krijgt u daarover opnieuw een definitieve rapportage. Op de rapportage treft u nu ook de rekendatum aan vanaf wanneer PGNPO de leveringen meetelt.

3. Kan ik ook leveren aan de PGN-scan als ik gebruik maak van een ISA- of proxyserver?
Als dit het geval is, schakel dan uw systeembeheerder in. Aanleveren met een ISA of Proxy server is alleen mogelijk als de poorten 80 en 443 open staan. U gebruikt vervolgens ip-adres: 80.65.97.63. Wanneer u problemen heeft met authenticatie kunt u een rule toevoegen die ervoor zorgt dat al het verkeer naar dit ip-adres wordt toegestaan. Als tenslotte de ISA op automatisch proxy gezet is en de cliënt op automatisch detecteren, kan de uitwisseling zonder problemen plaatsvinden.

Zomersluiting helpdesk
Net zoals alle scholen in het primair onderwijs is ook de helpdesk van PGNPO in de periode van 25 juli tot 16 augustus 2009 gesloten. Vanaf 17 augustus 2009 is de helpdesk weer beschikbaar voor al uw vragen. Het team van PGNPO wenst u een heel prettige vakantie.

Met vriendelijke groeten,

Gerrit van Weelden
Procesmanager