|
In deze projectmail
- Kwaliteitsscores PGN scan
- Voorblad rapportage PGN scan
- WEC: CFI-tellingen niet volledig
- Wisseling directeur of contactpersoon PGNPO
- Wisseling van leerlingadministratiesysteem
- Overdracht aan BRON
- Aanleverpunten
- Praktische Tips
De PGN scan staat in zijn hoogste versnelling. Daarom een meer
uitgebreide projectmail dan u gewend bent. Inmiddels is 69 % van de
scholen gereed voor de Aansluiting BRON.
Kwaliteitsscores PGN scan
Besturen ontvangen
maandelijks overzichten met de resultaten van de PGN-scan van hun
school of scholen. Deze overzichten zijn dagelijks opvraagbaar via
Mijn PGNPO. Ook een school kan het eigen overzicht opvragen. Zo
kunnen besturen én scholen de voortgang van de PGN-scan permanent
volgen.
PGNPO berekent de kwaliteitsscore onder andere aan de hand van
het aantal aanwezige leerlingen in de PGN-scan. Deze treft u aan op
de eerste pagina van de rapportage die u ontvangt nadat een nieuwe
levering is gedaan en op de hiervoor genoemde overzichten.
Omdat
PGNPO niet in alle gevallen de uitschrijvingen ontvangt, is het
mogelijk dat de berekende kwaliteitsscore een te hoge waarde
vermeldt.
Eerder hebben wij u erop gewezen dat als de
kwaliteitsscore hoger is dan 100%, u via Mijn PGNPO dient aan te
geven dat wij uw score opnieuw moeten berekenen.
PGNPO bereidt nu op dit punt een uitbreiding voor. Deze
uitbreiding houdt in dat een rekendatum ingevoerd kan worden van
waaraf de score opnieuw berekend moet worden. Hierbij zijn de
volgende mogelijkheden:
- de datum van de dag zelf (als u aansluitend alle leerlingen
opnieuw gaat aanleveren)
- de datum waarop de laatste volledige levering is gedaan
- of de eerste datum van een reeks leveringen die gezamenlijk
een volledige levering zijn (vooral belangrijk als u meerdere
leerlingadministratiesystemen gebruikt).
Als u na de iteratie de rekendatum aanpast, wordt in de
definitieve rapportage rekening gehouden met die aangepaste datum.
Is er al een definitieve rapportage over de laatste iteratie
gemaakt, dan krijgt u een nieuwe definitieve rapportage.
Een groep van ongeveer 900 scholen had recent nog een
rekendatum die voor 1 augustus 2008 ligt. Voor deze scholen heeft
PGNPO collectief de rekendatum op 1 augustus 2008 gezet. Indien u
geen uitschrijvingen heeft aangeleverd, kan dit tot gevolg hebben
dat uw kwaliteitsscore na een nieuwe aanlevering lager is dan de
laatst gerapporteerde. Als u binnenkort opnieuw aanlevert, bieden de
rapportages u inzicht of deze aanpassing ook impact heeft gehad op
uw scores en kunt u zonodig maatregelen nemen en opnieuw
aanleveren.
Voorblad rapportage PGN scan
Uit onze
contacten met scholen is gebleken dat zij veel aandacht besteden aan
de foutmeldingen en het oplossen ervan. Voor het behalen van een
goede kwaliteitsscore is dat zeker van belang. Niet minder van
belang zijn de cijfers die op het eerste blad van de rapportage
staan:
- Het aantal geleverde en door PGNPO ontvangen en verwerkte
leerlingen en het verwachte aantal zoals verkregen van CFI, of van
de eigen meer actuele opgave van de school. Een analyse van deze
getallen kan u inzicht geven of alle leerlingen ook werkelijk zijn
geleverd.
- De opgave van het aantal leerlingen op de teldatum van 1
oktober 2008 en op de datum van levering. De gegevens op de
teldatum van 1 oktober 2008 kunt u vergelijken met de terugmelding
die u van CFI heeft ontvangen. Ditzelfde formulier kunt u ook
gebruiken voor de gegevens hieronder.
- De aantallen leerlingen per gewichtenregeling en het aantal
leerlingen met LGF per code, getoond per 1 oktober 2008 en de
leverdatum. Het is van groot belang afwijkingen te controleren, om
eventuele fouten in de registratie te corrigeren.
WEC: CFI-tellingen niet volledig
De 1
oktobertellingen die PGNPO krijgt van CFI zijn tellingen op basis
van de reguliere inschrijvingen. Het kenmerk van WEC-scholen is
juist dat er niet alléén reguliere inschrijvingen zijn, maar
bijvoorbeeld ook leerlingen die ambulant begeleid worden.
Houdt
u daarom op Mijn PGNPO, tabblad 'Aantal leerlingen', het actuele
aantal leerlingen bij. Tel dan niet alleen de leerlingen die een
reguliere inschrijving bij u hebben, maar ook alle andere leerlingen
en wissel deze ook uit.
Wisseling directeur of contactpersoon PGNPO
Het komt regelmatig voor dat op scholen
personeelswisselingen plaatsvinden. Wanneer dit aan de orde is, is
het van belang dat uw school tijdig de juiste
contactgegevens registreert in Mijn PGNPO. Alleen dan kan
PGNPO ervoor zorgen dat relevante informatie naar de juiste persoon
gaat.
Zijn er op uw school wisselingen met betrekking tot het
toezicht houden op of het uitvoeren van de leerlingadministratie,
dan bestaat de mogelijkheid om (nogmaals) een begeleide webcast te
volgen waarin u uitleg krijgt over de PGN scan en mogelijke vragen
worden beantwoord. Overigens is de webcast steeds via Mijn PGNPO
beschikbaar, alleen zonder de mogelijkheid van het stellen van
vragen.
Wisseling van leerlingadministratiesysteem
Is uw school van plan om over te stappen naar een ander
leerlingadministratiesysteem (LAS), dan verzoekt PGNPO u om dit te
registreren in Mijn PGNPO. In Mijn PGNPO kunt u naast uw huidige LAS
een nieuw LAS registreren met een datum van ingang. Deze registratie
is onder andere van belang in verband met de overdracht van uw
school aan BRON.
Overdracht aan BRON
Graag willen wij u
wijzen op de noodzaak om voor de fase Aansluiting BRON een versie
van uw leerlingadministratiesysteem te gebruiken die geschikt is om
uit te wisselen met BRON. Het is aan te bevelen om met deze versie
minimaal een keer uitgewisseld te hebben in de PGN-scan, zodat u
zeker weet dat de gegevens in de versie waarmee u gaat uitwisselen
met BRON op orde zijn.
De leerlingadministratiesystemen worden in de veldtest door een
aantal scholen getest. Voor drie softwareleveranciers is deze test
inmiddels met succes afgerond. PGNPO heeft een beperkt aantal
scholen van deze leveranciers overgedragen aan BRON. Deze scholen
zijn als eerste in de week van 11 mei 2009 gestart met de fase
Aansluiting BRON. Alle andere softwareleveranciers zullen
waarschijnlijk in de komende periode de veldtest met succes afronden
en vervolgens met een beperkte groep scholen starten met de fase
Aansluiting BRON.
Uiteindelijk is het de bedoeling dat alle scholen gefaseerd
worden overgedragen aan BRON. De scholen krijgen hierover vanaf week
20 bericht van PGNPO. Daarin doet PGNPO een voorstel voor een
startweek voor de fase Aansluiting BRON. We verwachten dat de school
deze week accepteert of, als hier dringende redenen voor zijn, een
andere startweek doorgeeft. Wij bevestigen daarna met een brief aan
het bestuur en een kopie aan de school de overdracht en de
startweek. Aansluitend daarop zal PGNPO de school overdragen aan
BRON. Als daartoe aanleiding is bij BRON, kan de werkelijke
startweek verplaatst worden binnen een marge van twee weken eerder
of twee weken later. Als dat het geval is, ontvangt u hierover
bericht van BRON.
Aanleverpunten
Anders dan in de PGN-scan is
het in de fase Aansluiting BRON noodzakelijk om per
leerlingadministratiesysteem onderscheiden aanleverpunten te hebben,
bijvoorbeeld als u meerdere locaties heeft. Voor de leerlinggegevens
die naar BRON gestuurd worden, dient de terugkoppeling immers naar
het juiste leerlingadministratiesysteem te gebeuren. Per
aanleverpunt krijgt u in de fase Aansluiting BRON een certificaat
uitgeleverd.
Als u de leerlinggegevens bijvoorbeeld in twee
leerlingadministratiesystemen heeft staan, is het zaak om ons
hiervan op de hoogte te stellen. Velen van u hebben dat al gedaan. U
kunt op Mijn PGNPO op het tabblad 'Mijn gegevens' het aantal
aanleverpunten en de bijbehorende contactgegevens en
leerlingadministratiesystemen registreren. U gebruikt minimaal één
aanleverpunt. Het eerste aanleverpunt hebben wij voor u
geregistreerd. Dit heeft als volgnummer '00'. U bent zelf vrij om
een keuze te maken bij toe te voegen aanleverpunten. Let op: de
aanleverpuntnummers lijken op de vestigingsvolgnummers van CFI, maar
staan daar geheel los van.
Praktische tips
1. Moet ik voor- en
vroegschoolse educatie voor mijn leerlingen registreren?
U
heeft een inspanningsverplichting voor het vastleggen van de
voorschoolse educatie. Voor leerlingen die vanaf 1 augustus 2008 bij
u staan ingeschreven èn voorschoolse educatie hebben gehad, dient u
dat vast te leggen. Voor leerlingen die vóór die datum al actief
waren op uw school, moet u in uw administratie nagaan of u die
gegevens al heeft. Als dat het geval heeft, horen de gegevens ook
opgenomen te zijn in uw leerlingadministratie.
2. Op het
aanmeldingsformulier geven ouders aan dat een kind geen voorschoolse
educatie heeft gehad, maar ik weet zeker dat het kind op een
voorschoolse opvang gezeten heeft waar een programma gebruikt wordt.
Wat moet ik doen?
Voorschoolse programma's (en ook
vroegschoolse programma's) worden in overleg met de
ouders/verzorgers aan een kind aangeboden om te voorkomen dat het
kind in de beginperiode op school onderwijsachterstanden zou heeft.
Dit is niet voor alle kinderen het geval! Dus niet alle kinderen die
voor hun actieve inschrijving op school naar een peuterspeelzaal
gaan, krijgen een voorschools programma aangeboden. De mogelijke
voorschoolse programma's zijn dezelfde als de vroegschoolse
programma's:
Code Omschrijving VVE-programma
01 Kaleidoscoop
02 Piramide
03 Startblokken
04 Ko Totaal
05 Ander VVE programma
06 Een combinatie van
programma's
3. Hoe lang moet ik doorgaan met het
uitwisselen van leerlinggegevens met PGNPO?
U wisselt
minimaal één keer in de vier weken de leerlinggegevens met PGNPO uit
totdat aan de volgende criteria is voldaan:
- het aantal 'leerlingen verwacht', dat wil zeggen het door CFI
opgegeven aantal leerlingen (al dan niet door u gecorrigeerd via
Mijn PGNPO), is minimaal 100%, en
- de kwaliteitsscore is mimimaal 95%, dat wil zeggen dat van 95%
van de leerlingen alle gegevens kloppen.
Heeft u de leerlinggegevens in voldoende mate op orde, dan is het
uitwisselen in de frequentie van één keer in de vier weken niet meer
noodzakelijk, maar wel aan te raden. Bijvoorbeeld wanneer u voor één
of meerdere leerlingen de administratie heeft bijgewerkt of zodra u
een update van uw leerlingadministratiesysteem geïnstalleerd heeft.
| 