In deze projectmail: 

• 2009 belangrijk jaar voor invoering persoonsgebonden nummer 
• Bezig met PGN-scan 2
• De tellingen in de rapportages
• Praktische tips
• PGNPO en BRON op de NOT 2009

2009 belangrijk jaar voor invoering persoonsgebonden nummer
De invoering van het persoonsgebonden nummer gaat in 2009 een belangrijke fase in. Eind van dit jaar zal een grote groep scholen aangesloten zijn op BRON (Basisregister Onderwijs) dat straks bepalend is voor de bekostiging van uw school. De eerste scholen zullen vanaf april 2009 gaan aansluiten op BRON. Dat geldt voor de scholen die de PGN-scan 2 met succes hebben doorlopen, inmiddels ruim 2300. Het merendeel van de scholen is bezig met de PGN-scan 2, een klein aantal moet nog ingepland worden.

We zijn er dus nog niet! Maar met onze en uw inspanningen gaat het zeker lukken om aan te sluiten op BRON.

Bezig met PGN scan 2
Het doel van de PGN-scan is dat 100% van de leerlingen aanwezig is in de scan en dat van minimaal 95% van het aantal opgegeven leerlingen alle gegevens correct zijn. PGNPO begeleidt scholen bij de zogenaamde eerste en tweede iteratie (uitwisseling) op dagen die in overleg met de school zijn gepland. Na de tweede iteratie moet een school zelfstandig aanleveren, waarbij deze een beroep kan doen op ondersteuning door de Helpdesk PGNPO.
Op dit moment blijkt vaak dat er meer dan twee iteraties nodig zijn. Om het proces te vergemakkelijken is daarom vanaf 1 november 2008 een nieuwe versie van de PGN-scan in gebruik genomen. Daarin is ook een telling opgenomen van het aantal leerlingen op 1 oktober 2008 en het actuele aantal leerlingen op het moment van levering. Daarnaast worden tellingen opgenomen van aantallen leerlingen met een LGF-indicatie en de aantallen leerlingen per gewichtsindicatie.

Maar PGNPO vraagt ook iets van u. De zelfservice van de PGN-scan is geïntensiveerd: vanaf de derde iteratie is de doorlooptijd verkort van vier naar twee weken. Wij verwachten dat u na de ontvangst van de definitieve rapportage blijft uitwisselen totdat minimaal de score van 95% bereikt is. Scholen die hieraan niet voldoen ontvangen daarover een e-mail van PGNPO met het verzoek weer te leveren. Dit herhaalt zich tot de score van 95% bereikt is. Wij vragen iedere school dringend hieraan mee te werken. Het uitblijven van leveringen kan vergaande consequenties hebben, dat wil zeggen dat uw school niet klaar is voor aansluiting op BRON.

De tellingen in de rapportages
PGNPO meldt sinds begin november 2008 cumulatieve tellingen op het voorblad van de PGN-scan rapportages. Dit houdt in dat de aantallen van eerdere leveringen meegenomen zijn bij het vaststellen van het totale aantal. Dit is het geval bij het aantal actieve leerlingen in de PGN-scan.
We hebben geconstateerd dat deze nieuwe werkwijze niet in alle gevallen het juiste resultaat oplevert. Dit is het gevolg van de wijziging van de startdatum van invoering van het persoonsgebonden nummer van 1 oktober 2007 naar 1 augustus 2008, waardoor de uitschrijvingen van leerlingen die vorig jaar in leerjaar 8 zaten niet aan PGNPO worden geleverd en de leerlingen daarom onterecht als actief meegeteld worden.

Om dit op te lossen is het noodzakelijk een aanpassing te maken in de programmatuur van de PGN-scan. Die aanpassingen zullen nog deze maand worden gerealiseerd. Is het aantal in de PGN-scan getelde leerlingen significant hoger dan de opgave van CFI of uw eigen opgave, dan zal PGNPO na die aanpassing bij uw eerstvolgende levering opnieuw gaan tellen.
Indien u zelf constateert dat tellingen niet goed zijn, krijgt u na die aanpassing ook zelf de gelegenheid om in Mijn PGNPO de datum aan te passen waarop PGNPO uw leveringen mee kan tellen.

Op het tabblad ‘Status PGN-scan’ komt dan de volgende informatie:
"De datum vanaf wanneer PGNPO de leerlingen uit uw leveringen nu meetelt in de rapportages is <datum>. Wilt u dat PGNPO in haar rapportages vanaf heden opnieuw gaat tellen?"

Als u die vraag bevestigend beantwoordt, zal de teller op 0 gezet worden.

Praktische tips

1. Wat moet ik doen als ik signaal 311 (er is op deze school al een inschrijving voor deze leerling) krijg?
   Elke keer als u signaal 311 krijgt, gaat u na of u de leerling waarbij dit signaal wordt gegeven twee keer heeft ingeschreven of dat de leerling een periode overlappende inschrijvingen op uw school heeft. Vervolgacties worden hieronder beschreven.
   
   Toelichting:
   In de achterliggende periode is vaak het signaal 311 opgetreden. Het doel van dit signaal is om u te attenderen dat een leerling twee keer ingeschreven staat.
   
   Het signaal ontstaat bij de uitwisseling in de volgende situaties:
   1. Het gaat om één en dezelfde inschrijving, waarbij het leerlingadministratiesysteem vindt dat niet snel genoeg een reactie van PGNPO is teruggekomen en de leerling opnieuw wordt gestuurd. PGNPO heeft met de softwareleveranciers afgesproken dat in zo’n situatie de melding-id bij de tweede levering van de leerling gelijk is aan de eerste levering van diezelfde leerling. In de praktijk blijkt helaas nog niet elke softwareleverancier zich aan die afspraak te houden;
   2. De leerling is in de administratie twee keer in een leerlingadministratiesysteem geregistreerd;
   3. Een leerling heeft, bijvoorbeeld bij indicatiestellingen, twee achtereenvolgende inschrijvingen op een school (in ditzelfde voorbeeld: de WEC-school), maar het LAS laat de datum uitschrijving van de eerste inschrijving en de datum inschrijving van de tweede inschrijving overlappen. Voor een school lijkt dat een doorlopende inschrijving te zijn, maar uw LAS wisselt dat uit als twee opeenvolgende inschrijvingen.
   
   De eerste reden blijkt de meest voorkomende te zijn en dient door de softwareleverancier opgelost te worden. Alle softwareleveranciers zijn door PGNPO over dit probleem geïnformeerd en hebben, indien het op hen van toepassing is, een wijziging in voorbereiding of een oplossing gereed. Om te voorkomen dat u - in afwachting van de release van uw softwareleverancier - nog met dit probleem wordt geconfronteerd, heeft PGNPO de programmatuur van de PGN-scan aangepast om dit signaal in het geval van een dubbele inschrijving te onderdrukken.
   
   Bij de tweede reden dient u zelf in uw administratie de dubbele inschrijving te verwijderen.
   
   Bij de derde reden is ondersteuning van uw softwareleverancier nodig om opeenvolgende inschrijvingen goed op elkaar aan te laten sluiten. U kunt dat melden bij PGNPO via de online helpdesk of eventueel bij uw softwareleverancier.
2. Hoe laat ik PGNPO weten dat ik overstap naar een ander leerlingadministratiesysteem?
   Op Mijn PGNPO heeft u de mogelijkheid om aan te geven welk leerlingadministratiesysteem u gebruikt. Binnenkort wordt het ook mogelijk om wijzigingen aan te geven die u in de toekomst heeft gepland. U wordt daarover nog geïnformeerd. PGNPO vraagt u dringend om de informatie in Mijn PGNPO actueel te houden.
   
   PGNPO trekt op basis van de informatie in Mijn PGNPO conclusies over onder meer de signalen die het gevolg zijn van punten die op te lossen zijn door uw softwareleverancier. Het trekken van conclusies en het vaststellen van oplossingen wordt bemoeilijkt als de informatie waarop PGNPO zich baseert, onjuist is.
   
   Bovendien is het voor ons bij het plannen van de scholen die overgaan naar de volgende fase belangrijk te weten welke leerlingadministratiesystemen zij hebben.

PGNPO en BRON op de NOT 2009
Het zal u niet zijn ontgaan. Van dinsdag 27 t/m zaterdag 31 januari 2009 is er weer de tweejaarlijkse NOT, dé vakbeurs voor onderwijsprofessionals in de jaarbeurs in Utrecht.. Daar kunt u ook informatie ontvangen over de PGN scan 2 en de aansluiting op BRON. Dit kan bij het BRON-loket in de gezamenlijke stand van OCW, CFI, de Informatie Beheer Groep, PGNPO en de Inspectie van het Onderwijs. Ook is er een speciale BRON-foyer (de Croezefoyer), waar allerlei BRON-gerelateerde organisaties zich presenteren. Hier wordt door BRON in beeld gebracht welke gegevensstromen in en uit BRON gaan en wat er met die gegevens gebeurt. De digitale presentaties worden aangeboden in een doorlopende expositie gedurende de beursdagen. Het doel van de tentoonstelling is de meerwaarde van BRON te tonen én te laten zien dat BRON meer doelen dient dan alleen de bekostiging van de scholen. Ook kunt u deelnemen aan rondetafelgesprekken.
U bent van harte uitgenodigd actief deel te nemen aan een rondetafelgesprek van uw voorkeur. Als u mee wilt doen, mailt u dan even naar evenementen@ib-groep.nl over welk onderwerp u op welk tijdstip graag mee wilt praten. Als uw aanmelding is ontvangen, krijgt u een bevestiging van deelname. Let op: als u al eerder mee heeft gedaan aan de interessepeiling dan heeft u zich nog niet automatisch opgegeven!
De NOT is dagelijks geopend van 9.30 tot 17.00 uur. Als u nog geen toegangskaart heeft voor de NOT, kunt u zich kosteloos als bezoeker registreren door het volgen van bijgaande link https://www.databadge.net/not2009/reg/?link=df4969dc4e4605ca3c23.