In deze projectmail:

• Tussenstand van de resultaten van de PGN-scan
• Doorgaan met de PGN-scan 
• Aanpassen van de rapportage over de PGN-scan 
• Veel gestelde vragen

Inleiding
Sinds februari 2008 loopt de PGN-scan 2. Hiervan bent u ongetwijfeld op de hoogte en de kans is groot dat u er zelfs al aan heeft deelgenomen.

Deze mail gaat over de voortgang van de PGN-scan.

Tussenstand van de resultaten van de PGN-scan
Tot eind oktober 2008 hebben 2873 scholen 1 of meer keren de gegevens uit de leerlingenadministratie laten scannen. Dit is 39% van alle scholen.

Er zijn nogal wat verschillen in kwaliteit van de gegevens die scholen uitwisselen. Lang niet alle scholen zijn al zover dat hun gegevens voldoen aan de eisen die gelden voor de uitwisseling met BRON, het Basisregister Onderwijs van de IB-Groep.

Bij 34% van de scholen die al gescand hebben, voldoet de leerlingenadministratie voor 95% of meer aan de eisen en bij 25% van de scholen voor minder dan 50%. Bij de rest van de scholen, 41%, voldoet de leerlingenadministratie voor 50% tot 95% aan de eisen.

Duidelijk is dat het vaker uitvoeren van de scan bijdraagt aan verbetering. Van slechts 22% van alle scholen voldeed na de eerste keer scannen de leerlingenadministratie voor 95% of meer aan de eisen.

Het op orde brengen van de leerlingenadministratie voor de uiteindelijke gegevensuitwisseling met de IB-Groep gaat voor de scholen niet vanzelf. Dat is duidelijk geworden na de acht maanden waarin de scan nu loopt. De scan bewijst zijn nut en toont tevens aan dat er nog veel moet gebeuren.

Doorgaan met de PGN-scan
Inmiddels hebben 1798 scholen twee of meer iteraties (uitwisselingen) uitgevoerd. Voor slechts 37% van deze scholen geldt dat na de tweede iteratie de leerlingenadministratie voor 95% of meer aan de vereisten voldoet.

Scholen doen er dus verstandig aan om actief door te gaan met de PGN-scan, ook na de tweede keer scannen, wanneer de actieve begeleiding door PGNPO eindigt.
Zelfs wanneer uw leerlingenadministratie inmiddels aan de eisen voldoet, is het verstandig om de scan regelmatig te herhalen. In uw leerlingenadministratie wordt immers voortdurend gemuteerd. Zo bent u straks in de volgende fase zeker van een goede start met de gegevensuitwisseling met de IB-Groep.

Ook bij vragen die zich voordoen tijdens de derde en de daarop volgende iteraties kunt u contact opnemen met de heldesk van PGNPO.

Aanpassingen in de rapportages over de PGN-scan
PGNPO heeft geconstateerd dat er behoefte is aan enkele wijzigingen in de rapportages: 

• In de praktijk wordt vaak per iteratie (uitwisseling) een deel van de leerlingegevens aan de PGN-scan aangeboden. In de eerste iteratie zitten de gegevens van één locatie en in de volgende iteratie die van een andere. Dit geeft een vertekend beeld van de stand van zaken betreffende de PGN-scan. PGNPO zal daarom vanaf 3 november jl. cumulatieve gegevens per school rapporteren.
• Daarnaast geeft PGNPO vanaf 3 november jl ook de aantallen op van het aantal leerlingen per gewichten-categorie en het aantal leerlingen met een LGF-indicatie die door de school zijn aangeleverd voor de PGN-scan.

Als gevolg van deze wijzingen krijgt u een overzicht van de volgende gegevens:

• Het aantal leerlingen in de levering waarover gerapporteerd wordt 
• Het verwachte aantal leerlingen (conform eigen opgave in Mijn PGNPO en –indien dat ontbreekt- de opgave volgens CFI)
• De actieve leerlingen op de datum aanlevering over alle leveringen tot nu toe (tevens weergegeven als percentage van het verwachte aantal leerlingen)
• De kwaliteitsscore van de actieve leerlingen over alle leveringen tot nu toe (tevens weergegeven als percentage van het verwachte aantal leerlingen) 
• Het aantal actieve leerlingen dat PGNPO op de laatst gepasseerde 1 oktober- datum heeft kunnen berekenen over alle leveringen tot nu toe.

Daarnaast zien de BAO-scholen van die actieve leerlingen per peildatum (1 oktober) én de aanleverdatum de aantallen leerlingen per gewichtenregeling en hun bijbehorend gewicht.

Bovendien zien alle BAO- en SBAO-scholen het aantal leerlingen dat een indicatiestelling heeft en welke dat betreft. Deze gegevens worden weergegeven volgens de recente peildatum 1 augustus.

De tellingen geven u een indicatie van volledigheid van het aantal leerlingen, de juistheid van de aantallen leerlingen per gewicht en indicatie zowel op de laatst gepasseerde 1 oktober datum als op het moment van levering. Het is immers van groot belang dat in het aanlooptraject naar de definitieve uitwisseling (die de basis zal zijn voor de bekostiging van uw school/scholen) uw gegevens op orde zijn.

De signalen in de rapportage slaan terug op de laatste levering waarop de rapportage betrekking heeft.

Veel gestelde vragen
Deze keer wat vragen die op de leerlingenadministratiesystemen geënt zijn:

1. Ik krijg in LAR signaal 322. Wat kan ik daaraan doen?
   Van leerlingen wordt de historie geleverd. Van groepen waar een leerling in gezeten heeft en die nu niet meer bestaan, blijkt in de praktijk het leerjaar vaak op 0 te staan. Zorgt u ervoor dat elke groep (dus ook de op dit moment niet actieve groepen) voorzien is van een leerjaar.
   
2. Ik lever aan met Tangram, krijg geen foutmelding maar ook geen rapportage. Wat nu?
   Bij het samenstellen van de berichten per leerling wordt ook het BRIN-nummer gebruikt. Dat BRIN-nummer kan in Tangram in kleine letters geschreven zijn. Bij de uitwisseling worden hoofdletters verwacht. Het is niet bekend bij welke Tangram-scholen dit speelt.
   U kunt dit aan ons laten weten, zodat wij ICWL op de hoogte kunnen stellen. Zij nemen dan contact met u op om dit voor u aan te passen. U kunt natuurlijk ook rechtstreeks met ICWL contact opnemen.
   
3. In Winsas krijg ik de foutmelding "The server name or address could not be resolved". Wat nu?
   De oorzaak is dat de proxyserver zo dichtgezet is dat u geen https-berichten mag versturen. Overleg met uw systeembeheerder hoe u de proxyserver uit kunt zetten.
   
4. Hoe lever ik de gegevens aan met TEAM Plus?
   Voor het uitvoeren van de PGN-scan 2 moet u TEAM Plus vanaf versie 1.7 (mei 2008) op de server hebben geïnstalleerd. De systeembeheerder kan in de Tab Schooladministratie, linksonder een vinkje zetten bij “Autorisatie om PGN berichten te versturen” zodat gegevens aan PGNO verzonden kunnen worden.
   
• In TEAM Plus is er een nieuw menuknopje bij gekomen (de antenne naast T&L). Als u daar op klikt ziet u een nieuw scherm verschijnen.
• Eerst wordt automatisch gecontroleerd of er een internetverbinding is. Dit kunt u ook handmatig controleren met de knop “Internetverbinding opnieuw controleren”.
• Eventueel moet de beheerder de proxy-gegevens instellen, maar meestal is dit niet noodzakelijk. U kunt het meestal zelf doen via de knop “Proxy instellingen”.
• Daarnaast wordt automatisch gecontroleerd door TEAM Plus of op het systeem waar de gebruiker mee werkt een geldig certificaat is geïnstalleerd. Dit certificaat krijgt u van PGNPO en moet u volgens de instructie installeren.
• Vervolgens is het een kwestie van op de knop “start verzenden” drukken waarna bij iedere leerling achter ’status’ de melding “bezig met verzenden melding inschrijving” verschijnt en als dat gelukt is: “is verzonden”.
  Teamschool heeft een uitgebreide handleiding beschikbaar op haar website.
  
5. Hoe kan het dat ik in Eduscope een foutmelding krijg op leerlinggegevens terwijl ik ze na een vorige rapportage al gecorrigeerd heb?
   Er is een Leerlingen basisscherm en een Leerlingen PGNPO scherm. In het laatste scherm moet u de basisgegevens via een "actualiseer"-button nog aanpassen. Anders worden de aanpassingen in het leerlingen basisscherm niet meegezonden naar PGNPO.