In deze projectmail: 

• Informatiebeveiliging op scholen
• Gegevensregistratie Mijn PGNPO
• Onderzoek invoering 
• Praktische tips

Informatiebeveiliging op scholen
In de vorige projectmail heeft PGNPO aandacht besteed aan informatiebeveiliging op scholen. De bijbehorende presentatie en brochure zijn inmiddels door meerdere scholen en besturen bekeken en gemiddeld gewaardeerd met het cijfer 7,4. Gelet op het grote belang van de informatiebeveiliging nodigen we de overige scholen en besturen ook uit om deze informatie op Mijn PGNPO te bekijken en geven we hierbij nogmaals de gegevens:

• Een online presentatie die u kunt bekijken.
• Een online brochure die u kunt downloaden. Hierin vindt u een beschrijving van de organisatorische en fysieke maatregelen die in het kader van de Wet Bescherming Persoonsgegevens nodig zijn.

Deze service kunt u benaderen door hier te klikken of door na inloggen op Mijn PGNPO te kiezen voor de button Beveiliging om te voorkomen dat de eerstelijns ondersteuning van de PGN-scan 2 in de knel komt.

Mochten u na het doornemen van de informatie nog vragen hebben, dan kunt u die stellen via de site www.pgnpo.nl aan de online helpdesk. Wij vragen u nadrukkelijk de telefonische helpdesk hiermee niet te belasten.

Gegevensregistratie Mijn PGNPO
Op Mijn PGNPO staan alle relevante gegevens van de school geregistreerd. Deze gegevensregistratie is belangrijk om scholen de optimale ondersteuning te bieden. Wij willen u dan ook dringend verzoeken deze gegevens actueel te houden. Naast de wijzigingen in contactpersoon, directeur en e-mailadressen is de juiste registratie van het leerlingadministratiesysteem dat u gebruikt van groot belang. Het leerlingadministratiesysteem dat u registreert bij uw school is voor PGNPO de basis om bij vragen en of problemen de hulp van de betreffende leverancier in te schakelen en uw school in te plannen voor de PGN-scan en in het vervolg voor de fase aansluiten BRON.

Onderzoek invoering
Onlangs is de tweede meting van het onderzoek naar de invoering van het persoonsgebonden nummer (PGN) van start gegaan. Aan de hand van een steekproef zijn 1200 scholen geselecteerd. Het onderzoek wordt in opdracht van het ministerie van OCW uitgevoerd door onderzoeksbureau Regioplan te Amsterdam. Regioplan vraagt de geselecteerde scholen om wat tijd vrij te maken om voor zover dat mogelijk is om hieraan mee te werken en de vragenlijst op internet te beantwoorden.

Via de monitor wordt duidelijk wat scholen weten van de invoering van het persoonsgebonden nummer en hoe ze aankijken tegen deze verandering. Verder gaan de vragen over het verloop van de invoering op de scholen en over de mogelijke behoefte aan verdere ondersteuning in dit traject.

Het onderzoek zal de komende jaren worden herhaald, steeds onder een andere groep scholen. Zo kan een onafhankelijk en objectief beeld ontstaan van de ontwikkelingen in het veld.

Praktische tips
Dagelijks ontvangt de helpdesk van PGNPO verschillende vragen van scholen. Als ook u vragen hebt, kunt u de antwoorden op veel vragen vinden op www.PGNPO.nl onder "veel gestelde vragen". Om u meer van dienst te zijn nemen wij een aantal veel voorkomende vragen en de antwoorden op in de maandelijkse projectmail. In deze projectmail willen wij de volgende vragen en antwoorden met u delen.

1. Hoe maak ik zo efficiënt mogelijk gebruik van de ondersteuning van PGNPO?

Vóórdat u voor de (eerste keer) leerlinggegevens uitwisselt, adviseren wij u te controleren of u de laatste update of patch van uw leerlingadministratiesysteem heeft geïnstalleerd (als dit niet automatisch wordt verzorgd door uw softwareleverancier).

In de afgelopen periode zijn we herhaaldelijk op foutsignalen gestuit als gevolg van een onvolkomenheden in leerlingadministratiesystemen. Het ging hierbij om fouten die ondertussen al onderkend waren en opgelost door uw leverancier. Heeft u niet de laatste versie van uw leerlingadministratiesysteem geïnstalleerd, dan kunnen dergelijke fouten ook bij u optreden. Dat leidt tot onnodig veel foutsignalen en bemoeilijkt het selecteren van de herstelacties die u nog wél moet uitvoeren.

2. Mag ik ook afwijken van de planning voor de PGN-scan 2?

PGNPO doet u een voorstel voor een planning. U bevestigt deze via Mijn PGNPO. Als u op de voorgestelde dagen echter niet kunt, dan heeft u de mogelijkheid om andere dagen te selecteren en dat te bevestigen.
U krijgt vervolgens een definitieve planningsbrief. Houdt u zich vooral aan die planning; wij passen onze capaciteit daarop aan. Slechts in uitzonderingssituaties kunt u afwijken van de planning. Stem dat in alle gevallen vooraf af via de online helpdesk www.pgnpo.nl.

3. Kan ik stoppen met het uitwisselen van de leerlinggegevens na de twee door PGNPO begeleide uitwisselingen?

Doet u dat vooral niet, maar blijf ééns per vier weken leerlinggegevens uitwisselen. Op deze manier kunt u blijven controleren of uw leerlinggegevens na wijzigingen in die periode nog correct zijn geregistreerd. Alleen als uw leerlinggegevens volledig op orde zijn en er geen wijzigingen zijn aangebracht kunt u gerust een periode overslaan.

4. Moet het certificaat op de computer worden geplaatst waar de leerlingenadministratie op staat, of kan het certificaat ook op de centrale server worden gezet, zodat er vanaf verschillende computers gecommuniceerd kan worden met PGNPO?

Het certificaat wordt gebruikt voor twee functies. Eén daarvan is het downloaden van de rapportages over de aangeleverde leerlinggegevens. Het certificaat moet hiervoor geïnstalleerd worden op de computer waarmee die rapportages opgehaald worden van Mijn PGNPO.

De andere functie is het verzenden van de leerlinggegevens. Sommige leerlingadministratiesystemen zoeken op dezelfde plaats naar het certificaat. Maar o.a. bij een webbased leerlingadministratiesysteem moet het certificaat op een centrale server geïnstalleerd worden. Voor met name webbased applicaties moet het certificaat dus dubbel geïnstalleerd worden.

Tot zover de praktische tips waarmee ik deze projectmail afsluit

Met vriendelijke groet,

Gerrit van Weelden,
Procesmanager