In deze projectmail:

• Nakomen afspraken planning
• Bereikbaarheid helpdesk in de meivakantie
• De voordelen van deelname aan de PGN scan
• Gebruik van het certificaat op MIJN PGNPO
• Praktische tips

Nakomen afspraken planning
Iedere school die wordt ingepland voor de PGN scan ontvangt van PGNPO een planningsbrief met data voor de webcast, de aanleveringen en de belafspraken. Deze data zijn niet vrijblijvend. Zo zit er bijvoorbeeld tijdens de webcast daadwerkelijk een medewerker voor u klaar om uw vragen direct te beantwoorden. Ook voor de belafspraken zijn medewerkers ingepland om de rapportage met u door te nemen. Wij verzoeken u dan ook dringend de definitieve planning na te komen.
Uiteraard is het wel mogelijk om na de voorlopige planning aan te geven dat een datum u niet schikt, zodat de planning aangepast kan worden op een tijdstip en datum die u wel schikt. Echter, op het moment dat uw planning definitief is, wordt ook van u verwacht dat u op de afgesproken datum en tijd de geplande activiteiten uitvoert. Mocht zich onvoorzien een situatie voordoen waardoor u de gemaakte afspraak niet kunt nakomen dan vragen wij u tijdig contact op te nemen met de planner.

Bereikbaarheid helpdesk in de meivakantie
De helpdesk is van 28 april t/m 5 mei gesloten. We zijn met verminderde bezetting geopend in de week van 6 mei t/m 9 mei. Op 13 mei draait de helpdesk weer volledig.

De voordelen van deelname aan de PGN scan
Op dit moment is de PGN scan volop bezig. Uw school is wellicht al begonnen of wordt nog ingepland. Een goed moment om nog even de voordelen van uw en onze inspanningen op een rijtje te zetten:

1. Controle op persoonsgegevens: in de scans zien we dat het overgrote deel van de scholen zich prima ingespannen heeft om Burgerservicenummers (voorheen Sofinummers) te verzamelen. Toch komt het regelmatig voor dat ouders het Burgerservicenummer van bijvoorbeeld een broertje of zusje gegeven hebben.
2. Controle op inschrijvingsgegevens: de praktijk wijst uit dat -bijvoorbeeld bij leerlingen die nog niet actief zijn- in de administraties registratie "fouten" gemaakt worden. Door die fouten bijtijds te corrigeren, kunnen bekostigingsvraagstukken voorkómen worden. Als per vergissing de datum van aanmelding van een leerling op een school als datum inschrijving gehanteerd wordt, zal deze leerling afgekeurd worden voor bekostiging. Ook al is dat een leerling die al 3 jaar op school zit.
3. Controle op inschrijvingsgegevens: in de scans die we tot nu toe gedaan hebben zien we onregelmatigheden in de inschrijvingsgegevens. Bijvoorbeeld als een leerjaar of groep ingevuld is, zonder de ingangsdatum ervan, of als de vulling van REC- of WEC-gegevens bij een WPO-leerling niet correct opgenomen zijn. 
4. Fouten in het leerlingadministratiesysteem: het komt voor dat er zich -ondanks goede inspanningen- toch nog een probleem voordoet met bijvoorbeeld de gewichtenregeling. Vroeg onderkennen van zo’n probleem betekent dat door PGNPO de juiste maatregelen genomen kunnen worden.
5. Onvolledigheden in het leerlingadministratiesysteem: het komt voor dat gegevens die onderdeel zijn van de gegevensset die uitgewisseld moet worden, niet zijn opgenomen in de leerlingadministratie.
6. Scholen doen gedurende de uitwisseling van de leerlinggegevens tijdens de PGN-scan ervaring op met het beveiligd en digitaal uitwisselen van leerlinggegevens. In deze fase van het proces is er voldoende gelegenheid om problemen op te lossen.

Gebruik van het certificaat op MIJN PGNPO
Veel scholen krijgen de melding HTTP Error 403.7 - Forbidden: SSL client certificate is required als ze de PGN-scan rapportage willen bekijken.
De oorzaak is dat de browser niet automatisch het juiste certificaat selecteert bij het benaderen van die pagina. Dat is te herstellen via de volgende stappen:

Ga naar "extra", "internet opties" in uw browser. Kies voor het tabblad "inhoud".
Daar kunt u zonder problemen de SSL-status wissen. De volgende keer dat u weer naar de button PGN-scan op Mijn PGNPO gaat, kunt u het juiste certificaat selecteren.

Een herinstallatie van het certificaat is dus niet nodig!

Als u trouwens niet beschikt over de menubalk in uw browser, kunt u kort op de linker <ALT> toets op uw toetsenbord drukken; de menubalk verschijnt dan in de browser.

Praktische tips
Regelmatig krijgt de  helpdesk van PGNPO vragen van scholen. Een aantal veel voorkomende vragen en de antwoorden hierop willen wij graag in deze projectmail met u delen. Uiteraard kunt u voor meer vragen en antwoorden op onze website kijken bij Veel gestelde vragen.

1. Hoe test ik of ik de webcast kan volgen?

Om te voorkomen dat pas bij de start blijkt of u de webcast daadwerkelijk kunt volgen, is een testruimte beschikbaar. U kunt daar uw beeld en geluid testen. U kunt de testruimte benaderen via www.pgnpo.nl, keuze webcast en kies dan voor ‘Webcast testruimte’.
Bij het volgen van de webcast komt techniek kijken. Neem vooral de moeite om vóóraf te controleren of uw computer of uw netwerk u de mogelijkheid biedt de webcast te volgen. Als in de testruimte blijkt dat de webcast niet goed werkt en de problemen zijn voor u niet op te lossen, probeer dan ook een andere computer (bijvoorbeeld thuis).

2. Hoe log ik in de webcast in?

U gaat naar de webcast via www.pgnpo.nl. Vervolgens kiest u “webcast” en daarna  ‘Ga naar de PGNPO webcast’. Vervolgens logt u in met uw gebruikersnaam en wachtwoord van Mijn PGNPO. Mocht dit niet werken dan kunt u op de website van PGNPO bij de Veel gestelde vragen zoeken naar een oplossing. Het is belangrijk dat u zeker weet dat u kunt inloggen en dat u zowel de presentator als de ingesproken tekst hoort en de presentatie ziet vóórdat u de webcast moet volgen.

3. Wanneer en hoe ontvang ik het wachtwoord voor het certificaat?

U ontvangt het wachtwoord voor het certificaat per post. Het is opgenomen in de "instructie installatie certificaat", die direct na de door u bijgewoonde webcast wordt verstuurd.

4. Wanneer word ik ingepland voor de PGN-scan?

U kunt worden ingepland zodra de bewerkersovereenkomst door uw bestuur getekend retour is gestuurd naar PGNPO. U ontvangt ruim van te voren een voorlopige planningsbrief met geplande data voor alle benodigde activiteiten. Naar aanleiding van deze brief kunt u nog wijzigingen doorgeven als de data niet schikken. Daarna is de planning definitief.

5. Wanneer staan de rapportages voor mij klaar?

De tussentijdse rapportage is na twee werkdagen beschikbaar. In de webcast geven wij aan: "de volgende dag, maar uiterlijk binnen drie werkdagen...", maar omdat het in veel gevallen lukt om na twee dagen al een aantal berichten van de IB-Groep terug te hebben kiest PGNPO ervoor om de rapportage twee dagen na de aanlevering beschikbaar te stellen.

De definitieve rapportage is twee weken na de aanlevering beschikbaar.

6. Kan ik direct na een tussentijdse rapportage de leerlinggegevens opnieuw aanleveren aan PGNPO?

Nee, dat is niet gewenst en leidt voor u en PGNPO tot een onoverzichtelijk proces. Om dit te voorkomen wordt het opnieuw aanleveren voor de definitieve rapportage onmogelijk gemaakt. De reden hiervoor is tweeledig:

Ten eerste hecht PGNPO er waarde aan dat elke fout (bij u of uw softwareleverancier) benoemd is, en de acties op de juiste manier uitgevoerd zijn. Om dat te kunnen doen is afstemming tussen u en PGNPO nodig.

Ten tweede blijkt er verwarring te ontstaan op scholen over aanleveringen kort na elkaar. Als u de tweede levering doet vóórdat u de definitieve rapportage heeft gekregen over de eerste levering, kan de definitieve rapportage nog fouten weergeven die inmiddels niet meer actueel zijn. Immers: er wordt gerapporteerd over een stand van de leerlinggegevens op de aanleverdatum.