PGN Projectmail 10                        december 2007

Bewerkersovereenkomst

Procudereel
Schoolbesturen hebben overeenkomstig -de aankondiging in PGN PO Projectmail 9- van de stichting PGNO een bewerkersovereenkomst ontvangen.
De meeste schoolbesturen hebben inmiddels een getekende overeenkomst geretourneerd of een verzoek tot aanpassing van de gegevens gedaan. PGNO verwerkt die opgegeven aanpassingen en verzendt de aangepaste overeenkomsten en/of deelnameformulieren begin januari 2008.

Inhoudelijk
Schoolbesturen gaan de overeenkomst aan met de stichting PGNO.

De komende periode gaan wij de scholen ondersteunen bij het op orde brengen van de leerlingengegevens voor het uitwisselingsproces met de Informatie Beheer Groep (IB-Groep). Om de scholen te kunnen ondersteunen, moet de stichting PGNO - conform de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) - in opdracht van het bevoegd gezag kunnen opereren. Daartoe is het noodzakelijk dat de schoolbesturen met de stichting een overeenkomst sluiten.

Door ondertekening van de overeenkomst krijgt PGNO op hoofdlijnen de opdracht om het volgende te doen:

• De gegevens, die de scholen gaan aanleveren (o.a. sofinummers van leerlingen) controleren op juistheid en consistentie.
• De sofinummers van de leerlingen door de IB-Groep laten vergelijken met de gegevens uit de gemeentelijke basisadministratie (GBA).
• Het eenmalig verstrekken van de leerlingengegevens via de IB-Groep aan CFI ter voorbereiding op structurele uitwisseling in de toekomst.
• Het monitoren van het proces en alle betrokken partijen - scholen, besturen, softwareleveranciers en het ministerie van OCW - voorzien van informatie over de voortgang van het proces, waarbij tevens problemen en knelpunten kunnen worden gesignaleerd en opgelost.

In de begeleidende brief bij de bewerkersovereenkomst wordt de achtergrond van de invoering van het persoonsgebonden nummer (PGN) en de betrokkenheid van de veldorganisaties uiteengezet. Tevens wordt de wenselijkheid en de inhoud van de bewerkersovereenkomst kort toegelicht.

Invoeringsplan
In november 2007 hebben alle scholen het invoeringsplan ontvangen dat door PGN PO in overleg met de andere betrokken partijen geschreven is. Het invoeringsplan richt zich op de stappen die gezet moeten worden om de zgn. PGN-scan fase 2 goed te doorlopen. Dit als voorbereiding op het uitwisselen van gegevens met de IB-Groep. Het is een handreiking, die naast een korte uitleg over het PGN een praktisch stappenplan bevat, waardoor een correcte en consistente leerlingenadministratie mogelijk wordt gemaakt.

Met ingang van 1 oktober 2008 zullen de eerste scholen rechtstreeks gegevens gaan uitwisselen met de IB-Groep. Op 1 oktober 2009 moeten alle scholen volgens de nieuwe uitwisselingssystematiek werken.

Softwareleveranciers en de IB-Groep passen op dit moment hun systemen aan om op 1 oktober 2008 de directe uitwisseling van gegevens tussen de scholen en de IB-Groep mogelijk te maken.

Ter voorbereiding op de directe uitwisseling met de IB-Groep zal PGN PO de scholen tot april 2009 ondersteunen bij het op orde brengen van hun leerlingengegevens. Het is de bedoeling dat scholen tot april 2009 op afroep van PGN PO hun leerlingengegevens aanleveren. PGN PO controleert in samenwerking met de IB-Groep de ontvangen gegevens op juistheid en volledigheid. De bevindingen worden in een rapport aan de school opgeleverd met het doel om onjuiste gegevens te verbeteren. Daarnaast verzorgt PGN PO voor de scholen een webcast (voorlichting), een mondelinge toelichting op de rapporten en een helpdesk. De online helpdesk bevat een uitgebreide knowledge base met de 'Veel gestelde vragen'.

Kerstvakantie
Vanaf maandag 24 december 2007 tot en met vrijdag 4 januari 2008 is de helpdesk van PGN PO wegens vakantie gesloten. Het is in die periode wel mogelijk om via de site www.pgnpo.nl antwoorden op "Veel gestelde vragen" te raadplegen. Ook de via de site te benaderen onlinehelpdesk blijft voor u beschikbaar.
Vanaf maandag 7 januari is de helpdesk weer voor u beschikbaar.

Dank en wensen
Mede namens het bestuur van de stichting PGNO en alle medewerkers van het project PGN PO dank ik u hartelijk voor uw betrokkenheid bij het project in het afgelopen jaar. Dank zij uw bijdragen als scholen, besturen en softwareleveranciers hebben wij voor de sector PO een aantal mooie resultaten bereikt.
Ook in 2008 hopen wij samen met u verder te mogen werken aan een succesvolle invoering van het persoongebonden nummer.
Wij wensen u en de uwen prettige feestdagen en een voorspoedig 2008.

Gerrit van Weelden
Procesmanager