Met deze eerste projectmail in het nieuwe schooljaar 2007 – 2008 vragen wij weer uw aandacht voor een aantal zaken rond de invoering van het persoonsgebonden nummer (PGNPO).
Let de komende tijd ook op de berichten van de leverancier van uw leerlingadministratiesysteem over dit onderwerp!

In deze projectmail:
• Voortgang pilot PGN-scan fase 2
• Planning 
• Bewerkingsovereenkomst en deelnameformulier
• Invoeringsplan
• Monitor

Voortgang pilot PGN-scan fase 2
De pilot die in de zomervakantie heeft stilgelegen, is weer gestart. De pilotscholen hebben via een beveiligde internetverbinding de gevraagde gegevensset uit hun leerlingbestand ingestuurd. Zij hebben daarvoor gebruik gemaakt van de allerlaatste versie van hun leerlingadministratiesysteem. Alleen met de laatste versie kunnen scholen volstaan met een eenvoudige ‘druk op de knop’ voor de inzending van gegevens.
De controles op de ingezonden leerlingbestanden van de scanomgeving van PGNPO zijn dezelfde als die de IB-Groep straks uitvoert.

Het doel van deze eerste pilot is vast te stellen of de gegevenslevering uit de diverse leerlingadministratiesystemen vanaf de scholen goed werkt. Er waren hier en daar nog wat kleine hikjes, maar die zijn door de softwareleveranciers snel opgelost. Vanwege de zomervakantie die voor de deur stond waren de deelnemende scholen niet in staat om hun gegevens op basis van de rapportage aan te passen en opnieuw aan te leveren.
Het percentage goedkeuringen is 80%.

De persoonsgegevens van de leerlingen zijn echter nog niet gecontroleerd, want er zijn nog geen identificatie/traceringsverzoeken naar de IB-Groep verstuurd.
De IB-Groep vergelijkt de aangeleverde leerlinggegevens in het identificatie/traceringsverzoek met de gegevens in het GBA (Gemeentelijke Basis Administratie). Zie voor meer informatie hierover www.pgnpo.nl.
De identificatie/traceringsverzoeken van de pilotscholen worden vanaf 1 oktober a.s. ingestuurd aan de IB-Groep. De pilotscholen ontvangen hiervan alsnog een rapportage.

In de huidige pilot doen ongeveer vijftig scholen mee. Deze scholen worden veel intensiever begeleid dan mogelijk is als alle scholen gaan scannen.

Planning
Vanaf 1 oktober 2007 gaat PGNPO de scholen inplannen voor de deelname aan de PGN-scan fase 2.
Met het scannen van de eerste groep die volgt op het afronden van de eerste pilot, testen we de interne processen die nodig zijn om alle 7650 scholen in een jaar tijd in de PGN-scan fase 2 te kunnen begeleiden. Met de resultaten uit die test kunnen we beginnen met het opstellen van een reële planning. Het kan dus enige tijd duren voordat uw school van PGNPO bericht krijgt, maar dat bericht zal een planningsvoorstel zijn aan de hand waarvan we definitieve afspraken met u maken.

Vanaf de overeengekomen datum verwachten wij van u dat u op de afgesproken tijdstippen de afgesproken acties uitvoert. Deze acties zijn onder meer de deelname aan de webcast, het installeren van de juiste versie van uw leerlingadministratiesysteem én het installeren van een beveiligingscertificaat dat u op dat moment door PGNPO beschikbaar wordt gesteld.

Bewerkersovereenkomst en deelnameformulier
Om te kunnen meedoen aan de PGN-scan fase 2 (een bijzonder belangrijke tussenstap voor de echte uitwisseling van gegevens met de IB-Groep van start gaat!), wordt er door het bevoegd gezag van uw school een bewerkersovereenkomst gesloten met PGNO en een deelnameformulier ondertekend.
De bewerkersovereenkomsten en deelnameformulieren worden binnenkort verstuurd aan de schoolbesturen.
Zie ook www.pgnpo.nl bij Planning, de stappen voor de school. Als uw bevoegd gezag de bewerkersovereenkomst niet ondertekent kunt u niet deelnemen aan de PGN-scan fase 2.

Invoeringsplan
Alle scholen en besturen ontvangen begin november 2007 een map met het invoeringsplan. In dit plan kunt u alles lezen over de uitvoering van de PGN-scan en de overige voorbereidingen, zoals het aanvullen van de leerlinggegevens die deel uitmaken van de gevraagde gegevensset.
Vanaf het moment van verschijnen van het invoeringsplan is steeds de laatste bijgewerkte digitale versie beschikbaar op de site www.pgnpo.nl onder Mijn PGN PO.

Monitor
Aan 1200 scholen die aan de hand van een steekproef zijn geselecteerd, is door onderzoeksbureau Regioplan een internetenquête verstuurd. De geselecteerde scholen worden onder meer gevraagd wat ze weten van het invoeringstraject, welke voorbereidingen ze hebben getroffen en wat hun behoefte aan ondersteuning is.
Het onderzoek wordt de komende jaren herhaald onder steeds een andere groep scholen. Zo ontstaat een beeld van de ontwikkelingen en de vooruitgang in het gehele veld. Dat is belangrijk, want in 2009 vindt bekostiging van de scholen in het PO plaats op basis van het persoonsgebonden nummer in uitwisseling met de IB-Groep.
Nadere informatie over de monitor vindt u op de homepage van onze website.

Met vriendelijke groet,

Gerrit van Weelden,
Procesmanager