De tweede fase van de invoering van het persoonsgebonden nummer staat er aan te komen. In deze mail leest u onder meer wat u in deze tweede fase kunt verwachten.

Onderwerpen van deze PGN Projectmail:

• Wat gebeurt er in de tweede fase?
• Klankbordgroep
• Sofinummers: Koninklijk Besluit

Wat gebeurt er in de tweede fase?
In de tweede fase van de invoering van het persoonsgebonden nummer (PGN-scan2) moeten uw leerlinggegevens worden voorbereid op de uitwisseling. Uw softwareleverancier speelt hierbij een belangrijke rol. In maart/april 2007 krijgt u een nieuwe versie van uw leerlingadministratiepakket. Installeer de update meteen!
In deze nieuwe versie kunt u alle gegevens van de leerling die in het kader van de WON (Wet Onderwijsnummer) worden gevraagd invoeren. Voor zover mogelijk vindt er al bij invoer een controle plaats op bestaanbaarheid (datum) en/of schrijfwijze (adres).
Met de nieuwe versie van uw leerlingadministratiesysteem is het ook mogelijk om de gegevensset elektronisch beveiligd te versturen. De gegevens worden door PGNPO tijdelijk opgeslagen en vergeleken met verschillende referentietabellen. Persoonsgegevens worden door de IB-Groep vergeleken met de gemeentelijke basisadministratie (GBA).

Voor deze fase worden alle scholen ingedeeld in clusters. Wanneer uw school aan de beurt is krijgt u bericht. U stuurt uw gegevens in via de beveiligde verbinding en van PGNPO krijgt u 'bevindingen' teruggemeld. Het is van belang dat u uw bestanden aanpast op basis van deze bevindingen.

De voorbereidingsfase is voor u van groot belang. U komt dan te zijner tijd, wanneer uw bekostiging van een soepele gegevensuitwisseling afhankelijk is, niet voor onaangename verrassingen te staan.
Aan uw schoolbestuur zal in het kader van de WPB (Wet Privacybescherming) een bewerkersovereenkomst worden aangeboden omdat PGNPO persoonsgegevens van uw school ontvangt. De bewerkersovereenkomsten en deelnameformulieren worden binnenkort aan uw bevoegd gezag verstuurd. Bij het opstellen van de overeenkomsten met uw bevoegd gezag maken we gebruik van de gegevens van uw school zoals die zijn opgenomen in het relatiebeheersysteem van PGNPO. Het gaat hierbij onder meer om de adresgegevens van uw school, gegevens van de directeur en de contactpersoon die voor het project is aangewezen én het leerlingadministratiesysteem dat uw gebruikt. Als u er niet zeker van bent of de gegevens juist zijn, verzoeken wij u dringend ze te controleren en zonodig aan te passen. Dit kunt u doen via Mijn PGNPO op www.pgnpo.nl.

Uw school ontvangt in maart van PGNPO de folder 'Nu Doen 2'. Daarin kunt u de bovenstaande informatie die we hier kort hebben weergegeven nog eens rustig nalezen. Ook ontvangt u in maart/april een uitgebreid Invoeringsplan. Dit is een handleiding en uw vraagbaak voor het invoeringstraject.  

Klankbordgroep
PGNPO heeft al bij de start van het project een klankbordgroep opgericht. De klankbordgroep heeft grote inbreng bij de uitvoering van het project. De klankbordgroep is zo divers mogelijk samengesteld zodat het hele veld zich vertegenwoordigd kan voelen. Ook het Invoeringsplan dat u straks ontvangt is in samenwerking met de klankbordgroep tot stand gekomen. Op www.pgnpo.nl onder 'PGN organisatie' kunt u bekijken welke scholen zitting hebben in de klankbordgroep. U kunt een klankbordgroeplid eventueel een mail sturen, maar wij verzoeken u dringend om bij inhoudelijke vragen altijd gebruik te maken van de online Helpdesk op onze website. Dit om uw collega's niet onnodig te belasten.

Sofinummers - Koninklijk Besluit
Zoals u kunt zien op onze website www.pgnpo.nl stijgt het aantal scholen dat de stand van hun sofinummers doorgeeft op Mijn PGNPO met de dag. Het percentage van de verzamelde sofinummers ligt erg hoog - en dat is heel goed. Hoe meer sofinummers u registreert, hoe minder werk u straks hebt als de uitwisseling van start gaat.
Als er nog scholen zijn die moeite hebben om aan de sofinummers van hun leerlingen te komen, dan is er nu een mogelijk alternatief via de leerlplichtambtenaar van de gemeente. In december 2006 is er namelijk een Koninklijk Besluit van kracht geworden dat de mogelijkheid biedt om het sofinummer uit te wisselen tussen de gemeente en de school in het kader van de leerplicht . Overigens is het ons niet bekend of alle gemeenten in de leerplichtadministratie het sofinummer beschikbaar hebben.

Voor zover voor u van toepassing: vergeet niet de stand van de door u geregistreerde sofinummers door te geven op Mijn PGNPO op www.pgnpo.nl. Het aantal geregistreerde sofinummers geeft PGNPO een belangrijke indicatie van de complexiteit van het vervolgtraject en is een criterium op basis waarvan uw school kan worden ingedeeld in een cluster voor de PGN-scan 2! Nogmaals: deelname aan de PGN-scan 2 is van groot belang voor uw school!

Alvast hartelijk dank voor uw medewerking.

Met vriendelijke groet,

Gerrit van Weelden
Procesmanager PGNPO